Gérer vos emails avec ChatGPT : entre gain de temps et perte d’âme
Par SylvAIn Montmory – Créé le 15.06.2023 et modifié le 14.02.2025 – Temps de lecture par une IH : 6 min
Ah, la boîte mail après les vacances… Vous rentrez détendu, prêt à conquérir le monde, et puis, clic sur "Actualiser"… BOUM. L’écran s’emballe, les chiffres s’affolent, et vous voilà face à 1247 messages en attente. Une véritable avalanche numérique qui vous fait regretter d’avoir osé vous connecter.
Respirez. Il y a des moyens d’éviter cette noyade, et ChatGPT – ou « Chaishire » dans sa version domestiquée – peut vous aider à reprendre le contrôle. Mais attention, l’IA est un outil, pas une baguette magique. Bien utilisée, elle vous sauve du burn-out épistolaire. Mal utilisée, elle transforme vos échanges en soupe tiède, impersonnelle… à vos risques et périls.
Voici comment tirer parti de l’intelligence artificielle sans perdre la vôtre.
Le premier filtre : arrêter de jouer au “CC-hero” des emails
Avant même de parler IA, parlons bon sens. Votre pire ennemi, ce n’est pas ChatGPT, c’est la manie collective du "je mets tout le monde en copie, au cas où". Email envoyé, mission accomplie. Sauf que non. Résultat ? Vous vous retrouvez noyé sous des discussions où vous n’étiez même pas censé jouer un rôle.
La parade ? Créez une règle dans votre boîte mail : tout ce qui vous met en CC part dans un dossier à part. Vous ne regardez ces mails qu’en cas d’urgence (ou de grande curiosité malsaine, ou si, miracle, vous avez un peu de bande passante dans votre agenda).
Verdict après quelques mois de test ? Les mails en copie sont inutiles. Si c’est vraiment important, croyez-moi, on viendra vous voir. Avec des mots et une bouche.
Mais malgré ce premier tri, il reste les emails qui VOUS sont adressés. Et c’est là que ChatGPT entre en scène.
ChatGPT à la rescousse : assistant ou secrétaire fantôme ?
ChatGPT, c’est un peu le stagiaire ultra-réactif qui ne prend jamais de pause café. Sauf qu’il ne comprend rien à ce qu’il écrit. Et qu’il a tendance à halluciner. Alors, comment l’utiliser intelligemment ?
1. Trouver le bon ton (sans devenir un robot corporate)
On n’écrit pas de la même manière à son boss, à un client ou à un collègue de longue date. ChatGPT peut apprendre votre style, mais ne lui confiez jamais 100 % de la rédaction. Sinon, vous risquez d’envoyer des mails aussi fades qu’un plat sans sel.
L’astuce ? Donnez-lui des exemples de votre style, laissez-le proposer, puis retouchez. Un mail sans âme se repère à des kilomètres. Montrer que vous connaissez votre interlocuteur et que vous vous intéressez à l’humain derrière l’écran, ça ne mange pas d’octets… mais ça renforce les connexions.
2. Personnaliser des "mini-GPTs" pour différents usages
Rien de pire qu’un mail générique qui sent le copier-coller. Bonne nouvelle : ChatGPT peut être "découpé" en mini-assistants spécialisés (Comment créer et paramétrer un GPT avec ChatGPT).
Un GPT pour les réponses clients, un pour les mails de suivi, un pour les relances…
L’idée ? Paramétrer des variantes avec le ton et les informations clés déjà intégrées. Vous gagnez un temps fou, tout en gardant une cohérence.
3. L’astuce du "brouillon testé en mode direction"
Parfois, il faut s’assurer que son mail ne soit ni trop agressif, ni trop mou, ni trop alambiqué. Je fais souvent un test :
-
J’ai créé plusieurs personas dans des GPTs (encore eux), en demandant à ChatGPT de se mettre dans la peau de mon interlocuteur (client, boss, investisseur…).
-
Je lui fais résumer mon mail en une phrase.
-
Si son résumé ne correspond pas à mon intention, c’est qu’il y a un problème.
Simple, efficace, et ça peut éviter quelques sueurs froides après un "Envoyer" un peu trop rapide.
ChatGPT, c’est bien. Mais la bêtise assistée par IA, c’est pire.
Petit rappel pour les amateurs de pilotage automatique avec ChatGPT :
-
ChatGPT hallucine. Oui, c’est le terme technique. Il invente des trucs avec un aplomb désarmant. Si vous ne relisez pas, vous risquez d’envoyer un email bourré d’erreurs. Vous ne me croyez pas ? Prenez cinq minutes pour lire 'Les hallucinations de ChatGPT (ou du ChAIshire)'.
-
Trop d’automatisation tue l’authenticité. Un email d’excuses ou de remerciements rédigé par IA sent le faux à plein nez. Un mail, c’est comme un cadeau : l’intention compte autant que le contenu.
-
Un bon usage de l’IA, c’est un équilibre. ChatGPT peut reformuler, corriger, structurer, mais l’émotion et la nuance, c’est vous qui les apportez.
Devenir un centaure de l'email
Dans le monde de l’IA, le concept du centaure résume bien la philosophie à adopter : l’intelligence doit rester humaine, l’IA ne fait qu’amplifier nos capacités.
D’un côté, vous : intelligence émotionnelle, subtilité, compréhension des enjeux.
De l’autre, ChatGPT : rapidité, clarté, capacité à résumer et structurer.
Le combo parfait pour éviter les mails trop longs, trop flous ou trop impersonnels. L’IA vous aide à aller plus vite, vous gardez le contrôle du message.
Le bénéfice au quotidien : moins d’emails, plus d’impact
Depuis que j’ai intégré ChatGPT à ma gestion des emails, mon stress a légèrement baissé. Plus de surcharge mentale jusqu’à 9h01 le lundi matin.
J’utilise l’IA pour :
✔ Rédiger les premiers jets des réponses standards
✔ Reformuler les messages maladroits
✔ Synthétiser des discussions trop longues
✔ Vérifier la clarté et le ton
Et surtout, je garde ma touche personnelle. Résultat : plus d’efficacité, sans déléguer mes responsabilités à un robot.
Conclusion : ChatGPT ne remplace pas l’humain, même pour gérer des emails !
Avant, quand ma boîte débordait, j’avais une assistante pour filtrer. Aujourd’hui, j’ai ChatGPT. Mais attention, ce n’est pas une question de remplacement, c’est une question d’optimisation.
Ma règle d’or ? L’IA propose, l’humain dispose. Je laisse ChatGPT m’aider, mais c’est moi qui tranche, nuance et personnalise. C’est là que réside la vraie valeur ajoutée.
Alors, testez : la prochaine fois que votre boîte déborde, laissez ChatGPT rédiger l’ébauche. Retouchez, ajustez, et surtout… gardez votre patte.
Car l’efficacité, c’est bien. Mais un vrai échange humain, c’est mieux.
Dernier conseil : parfois, décrochez votre téléphone.
Parce qu’un appel de 3 minutes peut éviter 15 mails inutiles.
Et soyez encore plus fou : préférez toquer à une porte plutôt que cliquer sur "Envoyer". Une conversation autour d’un café sera toujours plus efficace qu’une dizaine d’emails.
ChatGPT ne pourra pas le faire à votre place !
🎯 Envie d’aller plus loin ?
.png)
Et si, pour l'iA, on gardait le I majuscule de l'Intelligence pour l'Intelligence Humaine ?
FAQ : Veille et ChatGPT
ChatGPT peut-il vraiment m’aider à gérer mes emails ?
Oui, mais avec modération ! ChatGPT peut rédiger des réponses, reformuler vos messages et résumer des échanges trop longs. Il vous fait gagner du temps, mais attention : il ne doit pas remplacer votre jugement ni votre touche personnelle.
Comment éviter d’envoyer des emails impersonnels avec ChatGPT ?
L’astuce est de toujours relire et personnaliser les réponses générées. Ajoutez une note personnelle, un détail pertinent ou une question engageante. Un email efficace, c’est un équilibre entre automatisation et humanisation.